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Assistant administratif à l'Office Français de la Biodiversité 78-95 à mi-temps

Page mise à jour le03/12/2021

Type d'annonce *
Offre d'emploi

Description

Information générale

Positionnement hiérarchique : sous l'autorité du chef de service départemental

 

Conditions d'emploi : Emploi permanent à pourvoir à mi-temps soit par :

  • un fonctionnaire (détachement ou PNA) ou un agent déjà en CDI de droit public (portabilité envisageable);
  • en CDD de 3 ans (rémunération selon expérience professionnelle).
  • basé à Aulnay sur Mauldre

 

L’Office français de la biodiversité (OFB) est né le 1er janvier 2020. Ce nouvel établissement public, placé sous la tutelle des ministres chargés de l’environnement et de l’agriculture, a été créé pour protéger et restaurer la biodiversité. Il intègre les missions, les périmètres d’intervention et les 2 800 agents de l’Agence française pour la biodiversité (AFB) et de l’Office national de la chasse et de la faune sauvage (ONCFS).

Il contribue, s'agissant des milieux terrestres, aquatiques et marins, à la surveillance, la préservation, la gestion et la restauration de la biodiversité, ainsi qu'à la gestion équilibrée et durable de l'eau en coordination avec la politique nationale de lutte contre le réchauffement climatique (loi n°2019-773 du 24 juillet).

Pour remplir ses missions, l’Office s’appuie sur les 2 800 agents qui composent des équipes pluridisciplinaires (inspecteurs de l’environnement, ingénieurs, vétérinaires, techniciens, personnels administratifs, etc.) réparties sur tout le territoire national. Il est organisé de façon matricielle pour prendre en compte tous les milieux, en transversalité, selon une articulation à trois niveaux :
- une échelle nationale où se définissent et se pilotent la politique et la stratégie de l’OFB (directions et délégations nationales) ;
- une échelle régionale où s’exercent la coordination et la déclinaison territoriale (directions régionales) ;
- des échelons départementaux et locaux, de mise en œuvre opérationnelle et spécifique (services départementaux, antennes de façade, parcs naturels marins, etc.).

Mission

Sous l'autorité directe du chef de service départemental (CSD), l’assistant administratif apporte un soutien administratif au service, en assurant des missions d’accueil, gestion du standard, de secrétariat, de logistique et d’intendance. La personne est chargée de la préparation et du suivi des dossiers administratifs. Elle apporte également sa contribution en tant que personnel de proximité dans les domaines comptable, budgétaire, logistique, de la gestion des ressources humaines ainsi que sur divers champs techniques.

Activités principales

Accueil / Secrétariat 

  • Assurer l'accueil téléphonique et physique (public, sociétés de maintenance, facteur...);
  • Gestion du courrier;
  • Gestion de l'archivage numérisé et papier;
  • Reprographie;
  • Gestion des fournitures administratives (évaluation des stocks/besoin, liste des achats);
  • Création et mise à jour de base de données.

 

Appui comptable, budgétaire et logistique

  • Assurer la commande, la réception, la vérification des livraisons, et la transmission du service fait au service administratif régional;
  • Appuyer les correspondants logistiques dans le suivi de l’inventaire du matériel individuel et collectif;
  • Contribuer à l’établissement et au suivi de tableaux de bord et de statistiques en matière budgétaire;
  • Assurer le suivi des implantations en lien avec le service administratif (suivi contrat de maintenance, contrôle périodique, relations avec gestionnaires de site et artisans chargés de prestations et travaux divers…);
  • Recenser et gérer les besoins de fonctionnement en matériel de fournitures administratives, et techniques, maintenance/entretien et calibrage de matériels techniques (courantomètres, salinomètres, outils de mesures, etc.);
  • Appuyer le chef de service départemental dans le suivi du parc automobile (entretien, révision, commandes…).

 

Appui à la gestion des Ressources Humaines 

  • Assurer l’accueil des nouveaux arrivants;
  • Assurer la transmission, la vérification et le suivi de documents liés aux ressources humaines (promotion, recensement des grévistes, Compte épargne temps, accident du travail…);
  • Assurer le suivi des formations;
  • Assurer le suivi des visites médicales.

Relations liées au poste

Relations internes :

  • Services de la Direction régionale;
  • Directions nationales.

 

Relations externes :

  • Services et opérateurs de l’Etat (Direction départementale des territoires, Direction régionale de l'environnement, de l'aménagement et du logement…);
  • Fournisseurs, prestataires;
  • Collectivités territoriales;
  • Acteurs de la biodiversité (association, organisation professionnelles…).

Profil recherché

Diplôme de niveau V (CAP, BEP)

Expériences en secrétariat administratif

Compétences et qualités requises

Connaissances :

  • Connaissance du fonctionnement administratif
  • Connaissance des politiques publiques et de la réglementation dans le domaine de la biodiversité souhaitée
  • Connaissance en comptabilité publique et achat public

 

Savoir-faire opérationnel :

  • Qualités rédactionnelles
  • Travailler en réseau et favoriser le travail collaboratif
  • Maitrise des logiciels de bureautique

 

Savoir-être professionnel :

  • Bonne expression orale,
  • Sens du relationnel,
  • Sens de l'organisation,
  • Sens de l'initiative,
  • Savoir rendre compte.

Conditions d'exercice / sujétions particulières

- Permis B;

- Plages horaires compatibles avec les livraisons et l’accueil.

Dépôt de candidature

Pour déposer une candidature, les documents suivants vous seront demandés :

  • CV
  • Lettre de motivation
  • Permis B
  • Pour les fonctionnaires uniquement : dernier arrêté de situation administrative
  • Pour les non titulaires : diplôme le plus élevé obtenu
  • Le formulaire PM104 complété (et signé par le Directeur d'origine pour les fonctionnaires)

IL EST IMPERATIF DE POSTULER SUR LE SITE DE L'OFB : https://ofb.gestmax.fr/188/1/assistant-administratif-h-f

 

Contact : A qui et où envoyer les réponses ?
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